Cómo Preparar y Redactar una Carta

Antes de escribir una carta comercial a un posible cliente, una carta de advertencia a un miembro del personal de la empresa o cualquier otra carta especialmente complicada, necesita saber cómo redactar bien las cartas difíciles. Tiene que ser capaz de hacer el esquema de una carta, crear una presentación adecuada, elegir un diseño apropiado, escoger un formato relevante y seleccionar un estilo de escritura oportuno.

Hacer el esquema de su carta
Tanto si tiene que escibir una nota de agradecimiento o un aviso de despido, debería pensar bien lo que quiere decir al lector antes de empezar a escribir. Para prepararla bien, debe tener en cuenta sus objetivos, el conjunto de todos los hechos y la persona que va a recibir su correspondencia. Manejando esta información, puede esbozar un borrador de esa carta difícil.

Sus objetivos
Empiece considerando exactamente por qué está escribiendo esta carta en particular y qué desea conseguir con ella. A lo mejor tiene que denegar la petición de descuento de un cliente, pero también quiere conservar la relación y mantener futuros pedidos. Puede que necesite recordar a alguien que no ha cumplido una promesa, animándole a cumplirla ahora. Anote esos objetivos para que los tenga claros cuando empiece a escribir. Le ayudarán a enfocar su carta.

Los hechos
Enumere todos los hechos relevantes relacionados con la carta. Por ejemplo, si está respondiendo a una queja de un cliente, debería conocer la naturaleza de la queja, si es válida o no, quién es el responsable en el caso de que sea válida, y las medidas que ha de tomar para satisfacer al cliente. Para asegurarse de que está bien familiarizado y al día de los hechos, necesita comprobar sus anotaciones, mirar la correspondencia y las notas de las conversaciones telefónicas, y buscar consejo si fuera necesario. Por ejemplo, si está a punto de despedir a alguien, debe consultar con un abogado laboralista antes de hacerlo.

Su lector
Necesita comprender a la persona que va a abrir su carta lo mejor posible. Imagine lo que estará pensando mientras desdoble la carta, e imagine lo que quiere saber y leer. «¿Qué hay aquí para mí?» es un pensamiento que tienen muchos lectores (a veces inconscientemente). Decida qué es lo que les hará responder del modo que quiere que respondan, que realicen el siguiente pedido o que paguen una cuenta pendiente. Averigüe lo que desencadenará la respuesta que quiere obtener de ellos.

El borrador
Después de haber considerado sus objetivos, los hechos y la persona a la que está escribiendo, será capaz de redactar un borrador. Como ejemplo, imagine que quiere quejarse por un artículo defectuoso que adquirió a un proveedor y que ahora está fuera de garantía. Sus objetivos son que se lo cambien y quedar bien con el proveedor, ya que necesitará hacer negocios con él en el futuro. Ya sabe y ha tomado notas acerca de cuándo compró el artículo, los problemas que ha tenido, cómo se resolvieron (o no), lo que ha ido mal ahora y cómo quiere que se solucione. La persona a la que se está dirigiendo es bastante obstinada y práctica.
Basándose en esta comprensión, puede empezar a enumerar los puntos que quiere incluir en la carta: por qué la está escribiendo, lo que compró y cuándo, los problemas y sus respuestas, el último problema, lo que quiere que hagan y para cuándo. Ponga estos puntos en un borrador para que pueda trabajar en su apariencia, diseño, formato y estilo, y para poder producir finalmente una versión pulida y lista para ser enviada al receptor en su debido momento.

Crear la presentación correcta
Debería considerar cómo debería ser su carta cuando sea remitida al cliente, al proveedor, al empleado o a quien sea. Desde luego, si trabaja para una empresa grande, no podrá ejercer ninguna influencia sobre su presentación: por lo general, usted simplemente dicta lo que quiere escribir, lo pasan a máquina, firma la carta, ¡y ya está!
Sin embargo, si puede elegir, es mejor que escoja los sobres y el papel con cuidado, piense cómo deberá aparecer el texto e incluso tenga unas postales a mano para las ocasiones especiales de naturaleza personal. Éstas afectan la forma en la que se recibe su carta y en la que se responde.

Los sobres
Si puede elegir, es mejor escoger los sobres de mejor calidad, que crean una imagen profesional y de clase. Los colores blanco, crema, gris y otros colores discretos pueden ayudarle a crear esa impresión, y pueden distinguir su carta de las que se envían en sobres normales. Escriba a máquina o imprima el nombre del receptor, su trabajo, dirección y código postal en el centro de la parte frontal del sobre. Si tiene un sello con el nombre de su empresa, su logo o eslogan, imprímalo en la parte superior izquierda o en la parte inferior izquierda del sobre, como prefiera. Coloque un sello en la esquina derecha.

El papel
Preferentemente, escoja papel Din A 4 (29,7 cm x 21 cm) con filigrana para las cartas comerciales largas, y papel pequeño Din A 5 para las cortas y las notas personales en las que quiere agradecer algo a la gente, ofrecer sus condolencias y cosas por el estilo. Asegúrese de que el papel queda bien con los sobres que ha elegido, que hacen juego; utilice sobres pequeños para el papel Din A 5. Esto crea una impresión de coordinación en el lector. Cuando sea apropiado, también es buena idea doblar el papel Din A 4 un tercio y otra vez un tercio, en lugar de por la mitad y después otra vez por la mitad. Esto le asegura que la carta estará menos arrugada y por ello más atractiva y fácil de leer cuando la saquen del sobre.

El texto
Es esencial que una carta esté mecanografiada en las ocasiones más formales, especialmente cuando usted está representando a la empresa, para solicitar bienes, tratar con los clientes, etc. Sin embargo, una carta escrita a mano es preferible cuando está escribiendo de forma personal o está tratando un asunto delicado por parte de la empresa, por ejemplo, dar el pésame a alguien por la muerte de su pareja.

Tarjetas
Le resultará útil tener guardadas varias tarjetas pequeñas, no descriptivas, con ilustraciones de paisajes, flores u otros objetos inofensivos por delante y en blanco por dentro para que pueda añadir su mensaje. Habrá ocasiones en las que tendrá que agradecer o felicitar a alguien, compadecer o dar el pésame, y una carta agradable con un mensaje personalizado suele ser más apropiado que una carta formal.

Elegir el diseño apropiado
Sea cual sea a la información que ha de poner en la carta, normalmente deberá exponerla de modo estándar y profesional, a menos que sea de naturaleza personal, en cuyo caso esas pautas pueden ser más relajadas. Por lo general, una carta comercial contiene varias partes distribuidas en la misma forma y orden.

El membrete
El membrete comercial suele estar en la parte superior, ya sea en la izquierda, en el centro o en la derecha del papel, como se prefiera. Suele incorporar el nombre, la dirección, el teléfono, los números de fax de la empresa, la página Web o dirección electrónica y el eslogan, si corresponde.

Referencias
Si maneja grandes cantidades de cartas, le resultará útil incluir el número de referencia del cliente. Normalmente, la referencia estará basada en las iniciales de los nombres del escritor o mecanógrafo, el número de cuenta del cliente, o en algo similar. Ponga «Su Ref.» si el receptor ya ha utilizado una en la correspondencia anterior sobre el mismo tema. Las referencias deberían colocarse tres o cinco líneas debajo del encabezamiento y en una línea aparte.

La fecha
Exponga la fecha completa, por ejemplo, 7 de abril de 2000 es la norma en España, mientras que Abril 7 2000 se utiliza en los Estados Unidos y en otros países. Evite las abreviaciones como «Abr» o «7 – 4 – 2000», que parecen descuidadas y apresuradas. La fecha suele ponerse dos o tres líneas por debajo de la referencia.

Los datos del receptor
A continuación, incluya el nombre del receptor, su puesto de trabajo (si corresponde) y su dirección; compruebe que están bien escritos cuando sea necesario, ya que los nombres mal escritos suelen irritar u ofender, mientras que una dirección o código postal incorrectos podrían retrasar la carta o incluso hacer que se pierda. Los detalles del lector suelen incorporarse dos o tres líneas debajo de la fecha.

El saludo
Debe utilizar el primer nombre del receptor si usted le conoce bien, están al mismo nivel y se lleva bien con él; si no está familiarizado con él, utilice sus apellidos. Evite el enfoque de «Estimado Sr. / Estimada Sra.», que suena a la vez de compromiso y poco interesado. Ponga el saludo dos o tres líneas debajo de los datos del receptor.

Título del tema
Si la carta trata solamente de un tema, deberá poner «Ref.: Factura 34» o a lo que se refiera, en tipo de letra corriente, subrayado o en mayúsculas al principio. Esto puede ayudarle a centrar la atención del lector inmediatamente. Si incluye esto, póngalo en una línea debajo del saludo.

El texto principal
Su texto deberá parecer claro y fácil de leer para animar al receptor a seguir leyendo. Escriba sus párrafos de tamaño similar cuando sea posible, que cada uno trate principalmente de un punto. Incorpore márgenes generosos por arriba, a los lados y por abajo para evitar un aspecto apretado y poco atractivo. El primer párrafo suele estar una línea por debajo del saludo y ponga una línea de espacio entre los párrafos sucesivos.
Si la carta tiene que continuar en otra página, utilice un papel sencillo (en lugar de uno con encabezamiento). Deje seis líneas por arriba, ponga el número de la página, la fecha y el nombre del receptor seguidos en el margen izquierdo. Después deje otras dos o tres líneas y empiece el siguiente párrafo.

La despedida
Termine su carta con «Le saludo atentamente» si empezó con «Apreciada María», «Apreciado Sr. Gómez» o algo así; «Atentamente» se usa sólo si empezó con «Estimado Sr.» (aunque no debería hacerlo). En algunas ocasiones, se pueden incluir finales menos formales. «Un cordial saludo», «Un afectuoso saludo» o «Saludos» son algunas alternativas frecuentes. Co-lóquelo en una línea más abajo de su texto principal.

Los datos del escritor
Deje cinco o seis líneas después de la despedida y añada una firma clara y discreta en ese espacio. Un garabato implica que está demasiado ocupado y desinteresado en la carta. Una firma muy elaborada indica pomposidad y engreimiento. Luego mecanografíe o escriba su nombre, añadiendo su puesto laboral una línea más abajo, si es oportuno.

Otras entradas
Si añade algo a la carta o adjunta algo más en el sobre deberá poner «anexo» o «anexos» o «anx.» (como corresponda) dos líneas por debajo de los datos del escritor. Del mismo modo, si se ha enviado una copia (o copias) de la carta a otra dirección, podría añadir «Copia: Tomás Díaz» o el nombre que sea, dos líneas por debajo de la última línea.

Escoger un formato
Hay varias formas de diseñar en la página las partes que componen una carta comercial: puede que tenga que poner el formato preferido de su empresa o que pueda elegir uno. Hay tres formatos principales, que son los siguientes:

Formato justificado a la izquierda
Con este formato, todas las líneas se colocan empezando en un margen izquierdo invisible. Este es con diferencia el formato más utilizado actualmente.

Formato justificado a la derecha
Aquí, todas las líneas incluidas en la carta se terminan en el margen invisible derecho, junto con la fecha. Se sitúan en esta posición para llenar más espacio a propósito.

Formato con sangrías
El formato con sangrías podrá seguir el mismo diseño que los dos formatos anteriores o empezar y terminar todas las líneas en el mismo punto, pero diferirá de los anteriores en que los párrafos tendrán intencionadamente en su primera línea cinco o seis espacios cada uno (una sangría) antes del texto.

Seleccionar su estilo de escritura
Después de haber esbozado un borrador y trabajado en su estilo, diseño y formato, puede continuar pensando en el lenguaje, el tono y la extensión, antes de producir la versión final totalmente pulida.

El lenguaje
Su lenguaje deberá ajustarse a los conocimientos y al nivel de comprensión del lector, al que ya habrá considerado detenidamente al empezar a planificar la carta. Use palabras simples cuando escriba a alguien que no pertenezca a su sector laboral; puede sentirse confundido o alienado por las frases técnicas, por ejemplo. Asimismo, emplee expresiones comerciales cuando se dirija a personas informadas, ya que si usa un lenguaje demasiado sencillo podrían sentir que se les trata con condescendencia. Evite siempre el argot personal, la jerga familiar y las expresiones locales, ya que no suelen ser entendidas umversalmente.

El tono
Si va a ser estudiada con detenimiento, su carta ha de tener un estilo personal; no debería leerse como si fuera una circular estandarizada, producida como salchichas junto con otros cientos de cartas (incluso aunque realmente sea así). Su tono deberá reflejar su personalidad, la del receptor y la naturaleza de la carta. Intente escribir con naturalidad usando sus propias palabras, utilizando «por favor», «gracias» e incluso «lo siento» si es adecuado. Sea consciente de cómo es el lector; como norma general, no use el humor a no ser que le conozca perfectamente y esté seguro de que le divertirá. Parezca sincero y sea consciente de la seriedad de la situación o de lo que sea adecuado.

Extensión
Sin tener en cuenta el tema, su carta deberá ser siempre breve e ir al grano. Por ejemplo, un receptor quiere conocer cómo y cuándo se ocupará usted de los productos dañados que se le han enviado, en lugar de recibir una explicación larga y detaliada de cómo ocurrió el dafio. Tenga muy en cuenta estas cosas en todo momento. Elimine los comentarios superfluos y repetitivos. Diga lo que tenga que decir y nada más.

La versión final
Una vez que haya reunido toda esta información y haya hecho la versión pulida de su carta, deberá repasarla con detenimiento por si hay faltas de ortografía, de puntuación o errores gramaticales. Los errores, aunque sean pequeños, reflejan negativamente su nivel de profesionalidad y competencia, y podrían incluso dar una idea equivocada si se trata de cifras. Si observa que algo está mal en la carta o en el sobre, vuelva a hacerlo. Si tiene dudas, déselo a otra persona para que lo revise. Es sorprendente cuántas faltas descubre otra persona. Suele ser difícil ver uno mismo sus propios errores, ¡incluso si le están mirando fijamente a la cara! Preséntela sólo cuando esté perfecta y usted esté totalmente satisfecho con ella en todos los sentidos.



Posts Relacionados: